Software für den Dokumenten-Workflow
Automatisierung von Workflows
Viele für das Geschäft wesentliche Aufgaben wiederholen sich ständig: Stundenzettel ausfüllen, Genehmigungen von Gehaltsabrechnungen erteilen, Rechnungen erstellen – die Liste ist endlos. Für Ihre Mitarbeitenden gehören diese Aufgaben zur täglichen Routine, kosten aber wertvolle Zeit und Ressourcen. Mit einer Software für den Dokumenten-Workflow können Ihre Mitarbeitenden diese Zeit einsparen und sich uneingeschränkt dem Tagesgeschäft widmen.
Was ist eine Dokumenten-Workflow-Software?
Eine Software für den Dokumenten-Workflow hilft Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse – von Finanzprozessen bis hin zu HR-Workflows – zu automatisieren. Sie ermöglicht Ihnen auch, von papierintensiven, sich wiederholende Aufgaben auf schlanke, digitale Abläufe umzusteigen.
Wie funktioniert das?
Der Geschäftsprozess-Workflow und die Dokumentenmanagement-Software gehen Hand in Hand bei der Optimierung der Geschäftsprozesse. Schritt für Schritt unterstützt dieses digitale Verfahren Ihre Mitarbeitenden bei der Erstellung, Verfolgung, Bearbeitung, Speicherung und Verwaltung von Standarddokumenten. Eine solche Software für den Dokumenten-Workflow ist sehr leistungsfähig, und nicht nur für große Unternehmen interessant. Von ihren Vorteilen können Unternehmen jeder Größe profitieren. Dazu gehören:
- Verringerung manueller Fehler
Die Automatisierung von Prozess-Workflows kann die Fehleranzahl reduzieren – und entlastet Ihre Mitarbeitenden. - Beschleunigte Prozesse
Das automatisierte Ablegen und Versenden von digitalen Dateien und Dokumenten spart Zeit – und damit Ihr Geld. - Digitale Signaturen und Genehmigungen
Über Dokumenten-Genehmigungs-Workflows können Dokumente automatisch an die richtige Person weitergeleitet werden, unabhängig davon, wo diese gerade arbeitet. Auch das bietet erhebliche Vorteile. - Kosten senken
Weniger Papiereinsatz bedeutet Einsparungen bei den Druckkosten und weiteren Verbrauchsmaterialien. - Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Digitale Arbeitsabläufe erzeugen mehr Daten – da macht es eine digitale Erfassung einfacher, die Transparenz in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten. - Bessere Disaster-Recovery
Dank Digitalisierung verfügen Sie dann auch über digitale Sicherheitskopien Ihrer Dokumente – wobei die Speicherung in einer Cloud noch mehr Schutz und Flexibilität bietet.
Dokumenten-Workflow in der Praxis
Software für den Dokumenten-Workflow kann die Produktivität, Transparenz und Kontrolle verbessern
Verbesserte Produktivität
Indem man sich die Möglichkeiten der Automatisierung des Dokumenten-Workflows zunutze macht, wird der Arbeitsablauf proaktiver gestaltet. So erinnert z. B. eine intelligente Software einen Mitarbeitenden daran, wenn er einmal die Bearbeitung eines Vorgangs oder Dokuments vergisst – auch dies minimiert Fehlerquellen.
Mehr Überblick
Egal, ob es sich um ein Papier- oder ein digitales Dokument handelt, Angestellte können mit der Funktion Dokumentenerfassung jedes Dokument schnell und einfach digitalisieren und es sicher an den richtigen Empfänger weiterleiten. Zudem lässt sich eine direkte Verbindung zu Ihren All-in-One-Druckern herstellen, damit Mitarbeitende Informationen noch leichter verteilen können, während Sie den Überblick darüber behalten.