Dokumentenerfassungs-Software
Einfaches Digitalisieren von Dokumenten
Die Digitalisierung von Dokumenten – das Einscannen oder Erfassen eines Papierdokuments zur digitalen Speicherung – ist ein wichtiges Ziel für jedes Unternehmen. Dabei kann es sich um das Konvertieren älterer Dokumente handeln oder um die Erfassung und Integration neu eingegangener Unterlagen in einen Workflow. Beides erfordert einen All-in-One-Drucker und eine Dokumentenerfassungs-Software, damit der Dokumenten-Workflow reibungslos ablaufen kann.
Zum Scannen von Dokumenten sind All-in-One-Drucker oder Fotokopierer mit Scanfunktion erforderlich, aber auch die Dokumentenerfassungs-Software ist wesentlich. Sie sorgt dafür, dass Ihre Dokumente sicher und effizient gespeichert, gemeinsam genutzt und verwaltet sowie in Ihren Workflows verarbeitet werden können.
Hin zur Digitalisierung
Ob es sich um das Scannen von Rechnungen oder die Automatisierung Ihrer digitalen Poststelle handelt, die Umstellung von Papier auf digital kann eine zeitraubende Aufgabe darstellen. Dokumente müssen gescannt, mit Namen versehen, abgeheftet, indiziert, weitergeleitet und gespeichert werden – die Liste ist lang. Mit einer Dokumentenerfassungs-Software können Sie den gesamten Prozess automatisieren und so Zeit und Geld sparen.
Durch eine vollständig rückverfolgbare, leicht durchsuchbare und effizient verteilte Dokumentenerfassung profitieren Sie von Dokumenten-Workflows, die den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben minimieren und die Produktivität steigern können.
Indem Sie außerdem für jedes Dokument, das Sie über einen All-in-One-Drucker erfasst haben, ein vollständiges Protokoll erstellen, schafft Ihr Unternehmen durch die Dokumentenerfassungs-Software auch einen Compliance-freundlichen Prüfpfad.
Automatische Indexierung und Inhaltsanalyse
Wie auch immer Ihr Unternehmen aufgestellt ist, Bearbeitungsfehler sind nicht auszuschließen. Die Dokumentenerfassungs-Software sorgt dafür, dass sich Fehler nicht zu großen Problemen auswachsen. Sollte doch einmal ein Dokument verloren gehen, wissen Sie genau, wo Sie es suchen müssen.
Durch das Scannen von Metatags und Dokumenteninhalten nimmt die Dokumentenerfassungs-Software eine intelligente Indexierung Ihrer Dokumente vor und ermöglicht so ein schnelleres Auffinden. Mittels Routing-Optionen können Sie zudem Ihre digitalen Dokumente genau dorthin schicken, wo sie gebraucht werden. Durch das Scannen von Rechnungen und die Datenerfassung können auch sensible Dokumente an Mitarbeitende geschickt – und als passwortgeschützte PDF-Dateien sicher gespeichert werden.
Für Ihre Systeme entwickelt
Nicht nur ausgewählte Abteilungen haben einen Nutzen vom Scannen im Rahmen des Dokumentenmanagements: Das gesamte Büro kann in Ihre Arbeitsabläufe einbezogen werden. Außerdem reduzieren Sie mit dieser Methode zum Erstellen und Weitergeben hochwertiger Scans den Papierverbrauch.
