Dokumentenmanagement
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Dokumente
Informationen sind nur dann nützlich, wenn Sie sicher darauf zugreifen können, wann immer Sie sie benötigen. Und genau darum geht es beim Dokumentenmanagement bzw. dem elektronischen Dokumentenmanagement (EDM). Es handelt sich dabei um Systeme und Verfahren, mit denen sich Dokumente möglichst schnell und effizient digital erfassen, speichern, verwalten, verfolgen und abrufen lassen.
Wie funktioniert das?
Angesichts der täglich anfallenden Informationsmenge, die 2020* ein schwindelerregendes Ausmaß von etwa 2,5 Quintillionen Bytes pro Tag erreichte, und der Notwendigkeit, in einem hybriden Arbeitsumfeld auf Informationen zuzugreifen, war das Thema des Dokumentenmanagements noch nie so wichtig wie heute. Und das, obwohl es Dokumentenmanagement-Systeme schon seit vielen Jahren gibt.
Jeden Tag erstellen Unternehmen Verträge, Rechnungen, Angebote und andere Dokumente in digitaler und gedruckter Form, die für ihren Betrieb von entscheidender Bedeutung sind. Viele dieser Informationen können jedoch in Aktenschränken, abteilungsinternen „Datensilos“ oder einer persönlichen Ablage untergehen, sodass sie nur schwer zugänglich werden und ein großer Teil ihres potenziellen Wertes damit verloren geht.
* Studie „2020 Data Never Sleeps 8.0“ von Domo, Inc.
So viel mehr...
Effektive Dokumentenmanagement-Lösungen bieten Ihnen folgende Funktionen:
- Erfassen und Organisieren von Dokumenten – Informationen aus beliebigen Quellen wie E-Mails, Druckern, Kopierern oder Bürosystemen können digital erfasst, klassifiziert und sicher gespeichert werden.
- Zugangskontrolle und mehr Transparenz – Regeln können aufgestellt werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den richtigen Informationen haben.
- Zusammenarbeit verbessern und rationalisieren – jeder kann auf dieselben Dokumente zugreifen und Änderungen daran vornehmen, sodass immer die aktuellste Version abliegt.
- Pflege einer einheitlichen Dokumenteninfrastruktur – damit Informationen mit anderen Systemen wie ERP-, CRM- und Finanzanwendungen ausgetauscht werden können.
- Sicherere Verwaltung von Informationen – Dokumente können zentral reguliert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
- Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften – Prüfpfade und Tools für digitale Signaturen helfen bei der Einhaltung von Vorschriften.
Als Teil des Dokumenten- und Druckmanagement-Portfolios von Sharp helfen unsere Workflow-Lösungen jedem Mitarbeitenden, seine Effizienz zu steigern, indem manuelle, sich wiederholende Aufgaben optimiert werden. Sie können damit Dokumente erfassen und einen Workflow starten, um die Dokumente direkt und sicher an die Person, Anwendung oder Geschäftsfunktion zu senden, die sie benötigt.
Dokumente in Lösungen wandeln
Mit unseren sicheren Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen können Sie eine viel größere Menge an geschäftlichen Informationen digital erfassen, sicher speichern und weitergeben.
Effizienter arbeiten
Geschäftsprozesse werden gestrafft, Fehler reduziert und ein schnellerer Zugriff auf Dokumente ermöglicht.
Kosten reduzieren
Aufgaben werden schneller erledigt, das Druckaufkommen wird reduziert und der Platzbedarf für die Papierarchivierung minimiert.
Dokumenten-Sicherheit
Erhöhen Sie Ihre Dokumentensicherheit damit nur befugte Mitarbeiter Zugang zu den entsprechenden Informationen haben.
Kunden-Zufriedenheit
Sie sorgen für eine hohe Kundenzufriedenheit durch schnelles Auffinden relevanter Informationen bei der Bearbeitung von Anfragen.